广州市荔湾区信息化工作是全市档案信息工作的试点单位。近几年来全区档案馆信息化建设迅速发展。1998年荔湾区档案局在国际互联网上建立了自己的网站,(http://www.lwa.com.cn)发布系统,利用信息化手段向社会提供档案信息服务。1999年荔湾区档案局与森蓝数据库网络有限公司研究开发了《森蓝文档信息管理系统》,被国家档案局科技成果推广办公室评定为优秀产品,利用该成果在2000年对全区开展了文书材料归档方法的改革,全区各单位已经陆续建立了电子文件数据库。
在推行信息化建设中,荔湾区档案局注重科学理论研究与实践相结合,使全区档案信息化建设健康发展,2000年承担了国家档案局《办公室自动化与档案现代化的管理与规范》,2001年又承担了国家档案局《档案专业搜索引擎》等科研项目,针对从传统档案管理模式向数字化模式转变期间档案管理工作的特点,提出了“新两套制”观点;法人计算系统的观点;实时管理的观点;档案资源优化组合的观点,并在实践中加以应用,在推行文书材料归档改革工作中强调纸质文件与电子文件同时实时归档,建立标识关系,将档案工作介入文件形成阶段,对文件形成的技术规范提出严格要求。使建立在科学理论基础上的档案信息化建设迅速而又稳步向前发展。
广州市荔湾区档案馆利用信息化手段创新档案服务机制。广州市荔湾区在清代曾是中国对外贸易的口岸,当时中国对外贸易的洋行和外国商馆都集中在该区沿江的十三行一带,为擦亮这一品牌,配合清代十三行遗址开发工作,荔湾区档案局与中国第一历史档案馆合作,共同开发清宫广州十三行档案史料,荔湾区档案馆利用自己的网站开辟了十三行网页,向社会公布有关十三行的史料,同时还利用网站和世界十多个国家有关17—19世纪对广州十三行贸易研究的专业网站链接,在互联网上实现了信息资源的优化组合,大大提升了网站的知名度,最近不少国内外的专家学者通过互联网与荔湾区档案馆进行交流,相互交换资料,最近同美国国家档案馆取得联系,购买了美国1786年—20世纪初中美关于广州贸易档案的缩微胶卷20盒,而且还利用互联网征集的史料,成功承办了由广州市十三行遗址利用开发促进会,广州市社会科学规划办公室,广州市档案馆主办的“清代广州十三行史料陈列馆”。短短几年的实践,广州市荔湾区档案馆就初步尝到了信息化建设带来的成果,也体会在信息社会中档案部门不但要管好信息资源,要善于用这些资源,而且还要通过跨地区,跨行业,实现信息资源共享。
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